How to Odoo: Arbeitszeit- und Aufwandserfassung

In einem Beschluss vom 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) festgelegt, dass Arbeitgebende die gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmenden aufzeichnen müssen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie dieser Verpflichtung mit dem Einsatz von Odoo nachkommen können. Eng verwandt mit dem Thema ist auch die Erfassung der Aufwände zur Abrechnung beim Kunden. Auch dazu geben wir Ihnen einen Leitfaden an die Hand.

Arbeitszeiterfassung

Als deutsches IT-Unternehmen, welches überwiegend auf Open-Source-Lösungen setzt und eine lange Vergangenheit mit dem ERP-System Odoo hat, setzen wir auf eine Integration in genau dieses ERP-System zur Erfassung der Arbeitszeit. Die entsprechende App in Odoo heißt „Anwesenheiten“.

Möglichkeiten zur Erfassung

Es gibt derzeit zwei Möglichkeiten über die die Anwesenheiten erfasst werden können, aber es können auch zusätzliche Möglichkeiten integriert werden wie z. B. ein Kartenleser an der Tür zum Büro über den man sich an- und abmelden kann.

Erfassung direkt in Odoo

Es kann sich direkt über die Oberfläche von Odoo an- und abgemeldet werden. Dazu muss lediglich die App „Anwesenheit“ geöffnet werden. Beim Öffnen erscheint eine Maske mit der sich entweder an- oder abgemeldet werden kann, abhängig vom aktuellen Anmeldestatus des*der Benutzenden. Diesen sogenannten Kioskmodus kann man als Nutzer*in entweder selbst beim Einloggen in Odoo aufrufen oder er kann sogar dazu genutzt werden, am Eingang ein Tablet aufzustellen mit ausschließlich dieser App mit dem Kioskmodus drauf, sodass sich Arbeitnehmende beim Betreten des Büros direkt einloggen können.

Anbindung über eine Schnittstelle

Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, die Anwesenheiten über eine Schnittstelle zu erfassen. Wir nutzen dafür eine von uns entwickelte REST-Schnittstelle. Über die Schnittstelle können verschiedene andere Dienste angebunden werden, die erweitert werden und mit der Schnittstelle von Odoo kommunizieren können.

Beispielintegration mit Mattermost

Wir verwenden eine Eigenentwicklung für die Integration in den Messenger-Dienst „Mattermost“, wodurch es möglich ist, einfach über Kommandos die folgenden Aktionen durchzuführen:

  • Einfaches An- und Abmelden: Hier werden die Zeiten genommen, zu denen das Kommando eingegeben wird.

  • Erweitertest An- und Abmelden: Es kann die Zeit für die An-/Abmeldung mit angegeben werden.

  • Es gibt ein Kommando, nach welchem der aktuelle Status (an-/abgemeldet) und der Beginn der Anwesenheitsperiode angezeigt wird.

Arbeitszeiterfassung: An- und Abmeldung über Mattermost
Arbeitszeiterfassung: An- und Abmeldung über Mattermost

Einsicht und Korrektur

Im Backend von Odoo können die eingetragenen Anwesenheiten auch zwecks Kontrolle angezeigt und sogar für kurze Zeit noch korrigiert werden. Die Möglichkeit zur Korrektur ist wichtig, da es leicht passieren kann, dass sich nicht an- oder abgemeldet wird aus verschiedenen Gründen. Wie leicht vergisst man im Stress, sich nach einem anstrengenden Arbeitstag auszuloggen? Gar nicht so selten, wie wir feststellen mussten.

Arbeitszeiterfassung: Einsicht und Korrektur in Odoo
Arbeitszeiterfassung: Einsicht und Korrektur in Odoo

Aufwandserfassung

In Odoo können Aufwände über die App „Zeiterfassung“ auf verschiedene Projekte gebucht werden. Dies dient der Erfassung der tatsächlichen Aufwände, die auf dem Projekt gearbeitet wurde, welche den Kunden dann in Rechnung gestellt werden können.

Erfassung

Aufwände werden auf so genannten „Stundenzetteln“ erfasst. Dazu wird zunächst die Odoo-App „Zeiterfassung“ geöffnet. Auf deren Startseite können die Aufwände direkt über eine Listenansicht eingetragen werden. In den entsprechenden Spalten können die Aufwände dort einem Projekt und einer konkreten Aufgabe zugeordnet werden. Dadurch können die angefallenen Aufwände auf Projektebene abgerechnet werden.

Aufwandserfassung: Zeiterfassung in Odoo
Aufwandserfassung: Zeiterfassung in Odoo

Aufwände können auch direkt über das Projekt, auf dem gearbeitet wurde, erfasst werden. In der Projekt-App kann das jeweilige Projekt und die dazugehörigen Aufgaben geöffnet werden. Es gibt dort einen Reiter „Zeiterfassung“ unter dem sich die einzelnen Buchungen auf die Aufgabe anzeigen lassen.

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Aufwandserfassung: Zeiterfassung an der Aufgabe im Projekt
Aufwandserfassung: Zeiterfassung an der Aufgabe im Projekt

Abrechnung

Damit Stundenzettel abgerechnet werden können, muss ein Verkaufsauftrag mit einem Dienstleistungsprodukt erstellt werden. Dienstleistungsprodukte benötigen eine spezielle Konfiguration. So muss die Produktart „Dienstleistung“ und die Abrechnungspolitik „Basierend auf Zeiterfassung“ gewählt werden. Damit auch bei Bestätigung eines Angebots automatisch ein Projekt angelegt und mit dem Auftrag verknüpft wird, muss am Produkt die Einstellung „Bei Auftrag erstellen“ auf „Projekt“ gesetzt werden.

Im Verlauf der Zeit werden die Aufwände über die Aufgaben des Projektes erfasst. Nun kann z. B. am Monatsende über den Verkaufsauftrag eine Rechnung mit den bisher angefallenen Aufwänden erstellt werden.

Aufwandserfassung über eine Schnittstelle

Wie die Arbeitszeit können auch die Aufwände über externe Anwendungen erfasst und über eine REST-Schnittstelle an Odoo übertragen werden. Das könnte z. B. ein externes Ticketsystem sein, in dem Mitarbeitende Aufgaben bearbeiten und dort auch direkt ihre Aufwände buchen. Diese Aufwände können dann an Odoo übertragen werden. Bei einer bidirektionalen Schnittstelle kann man die in Odoo erfassten Aufwände auch zurück ins externe Anwendungssystem spiegeln, um dort Einsicht und Auswertungsmöglichkeiten zu haben.

Unsere Expertise für Sie

Sie haben die Arbeitszeiterfassung laut Gesetz noch nicht umgesetzt oder hätten dafür auch gerne eine Schnittstelle? Sie wollen Aufwände erfassen und gegenüber Ihren Kunden abrechnen? Kommen Sie auf uns zu! In einem unverbindlichen und kostenlosen Erstgespräch hören wir uns Ihre Herausforderungen an und überlegen dann gemeinsam, wie wir Ihnen am besten helfen können. Schreiben Sie uns eine Nachricht oder rufen Sie uns an unter +49 (0) 41 81 / 135 03 99.

Quellen

BMAS Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung: https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Arbeitszeitschutz/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html

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