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GoBD-Modul: So nutzen Sie Odoo GoBD-konform

Mit der Einführung der GoBD erfolgte eine Verschärfung der Richtlinien zur ordnungsgemäßen Buchführung und zum Datenzugriff. Rund 17 Milliarden Euro Steuern hat der Staat 2015 bei Betriebsprüfungen nachträglich einkassiert. Beinahe 4 Milliarden Euro stammen hier sogar aus kleinen Unternehmen. Wer glaubt, nie von einer Prüfung betroffen sein zu können, täuscht sich! Wir informieren Sie, was diese Richtlinien verlangen und welchen Beitrag WIR bei initOS in Zusammenarbeit mit einem Experten auf diesem Gebiet leisten können, um Sie für eine Betriebsprüfung zu wappnen. Im Folgenden stellen wir Ihnen unsere Erfahrungen auf diesem Gebiet anhand der beispielhaften Entwicklung eines GoBD-Moduls vor, das wir im Auftrag eines Kunden entwickelt haben. Dieses Modul ist nicht eins zu eins übertragbar und erfordert weitere Entwicklungsarbeit, um für Ihr Unternehmen einsetzbar zu sein.

Betriebsprüfung

GoBD:

Die GoBD sind Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen vom 14. November 2016 ist seit spätestens dem 31. Dezember 2016 gültig und löst die GDPdU (Zugriff und Prüfbarkeit der digitalen Buchhaltung) aus 2001 und die GoBS (ordnungsmäßige digitale Buchführung) aus 1995 ab.
Die Grundsätze sorgen für Datensicherheit und Unveränderbarkeit. Der Unternehmer bleibt weiter verantwortlich, auch wenn dieser seine Daten auslagert oder einen Steuerberater einschaltet.

Wer ist zur Kassenführung verpflichtet? Jedes Unternehmen, das laut Handels- und/oder Steuerrecht buchführungspflichtig ist, ist auch zur Kassenführung verpflichtet. Das heißt: alle “Bilanzierer“.

In der folgenden Grafik sehen Sie, welche Faktoren eine GoBD-konforme Buchführung erfüllen muss:

Das von uns für einen bestimmten Kunden entwickelte GoBD-Modul für Odoo erfüllt diese Anforderungen für diesen einen Kunden und hilft bei der zuverlässigen Aufbewahrung Ihrer vollständigen Daten und schützt diese vor Manipulation. Diese Kombination von Anforderungen ist eine Hürde für viele Unternehmen.

Das 4-Säulen-Modell:

Die Säulen stellen dabei die zentralen Aspekte der GoBD-Konformität dar.

4-Säulen-Modell zur Umsetzung der GoBD

Die GoBD-Anforderungen bedingen die Existenz von einem Kontroll- und Protokollumfeld, sodass die zugehörige (Geschäftsprozess-)Dokumentation und die Integrität von Daten (Bewegungsdaten, Stammdaten, Metadaten) gesichert sind. Diese Punkte sind dabei unabhängig von Veränderungen (Migration) der Fachprozesse und IT-Landschaft zu gewährleisten. Die geforderte Ordnungsmäßigkeit muss für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt und erhalten bleiben.

initOS hat ein Modul entwickelt, dass Odoo für unseren Kunden GoBD-konform gemacht hat:

Erfordert eine Betriebsprüfung den Zugriff auf Daten, die beim Steuerpflichtigen gespeichert sind, kann der Betriebsprüfer laut GDPdU zwischen folgenden drei Arten des Datenzugriffs wählen:

  • unmittelbarer Lesezugriff (Z1-Zugriff)
  • mittelbarer Zugriff über Auswertungen (Z2-Zugriff) und
  • Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten (Z3-Zugriff)

Diese Zugriffsarten müssen von jedem Betrieb gewährleistet werden. Würde man dem Betriebsprüfer einen normalen Nutzerzugang anlegen, könnte dieser versehentlich Daten löschen. Damit dies nicht zum rechtlichen Problem wird, sind die 3 Zugriffsarten verpflichtend. Da dies in der Standardvariante von Odoo nicht vorhanden ist, haben wir bei initOS für unseren Kunden folgendes Modul entwickelt:

Z1-Zugriff und Z2-Zugriff für Betriebsprüfer:

  • Alle Schreibberechtigungen in Odoo für einzelne Nutzer entziehen, um einen normalen Nutzerzugang in einen Zugang für den Z1- oder Z2-Zugriff umzuschalten
  • Wird über eine einzige Einstellung am Nutzerkonto aktiviert und ggf. später wieder deaktiviert

Z3-Zugriff für Betriebsprüfer:

  • Export ausgewählter, steuerlich relevanter Daten aus Odoo in maschinenlesbarer Form gemäß Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung – Ausschlussmöglichkeit steuerlich nicht relevanter Datensätze vor dem Export
  • Export der Daten unterbricht den Betriebsablauf nicht

Besonderheit Kassensystem:

Manche unserer Kunden besitzen auch Kassensysteme, wozu wieder weitere Details von Bedeutung sind.

Was ist ein Z-Bon? Ein Z-Bon ist ein Tagesendsummen-Bon. Er wird automatisch ausgedruckt und stellt den Kassenbestand auf null. Folgende Mindestangaben müssen daraus ersichtlich sein:

  • Der Name und die Anschrift des Unternehmens
  • Tagesdatum und Uhrzeit
  • Die Z-Zähler-Nummer (sie muss fortlaufend sein!)
  • Die Gesamtumsätze ggf. nach Steuersätzen getrennt
  • Stornierungen und Retouren
  • Zahlungsarten (EC-Karte/ Scheck/ bar)
  • und der Vermerk: „Speicher gelöscht“.

Um unsere Kunden im Fall einer Betriebsprüfung zur Seite stehen zu können, haben wir für Odoo die Basis eines GoBD-Moduls entwickelt, welches nachfolgende Funktionen ergänzt und somit eine GoBD-konforme Nutzung ermöglicht:

X-Bons/ Z-Bons:

  • Automatisiertes Erstellen von Z-Bons und X-Bons für Kassensitzungen (Point of Sale) als PDF
  • Drucken einzelner Bons
  • Auslösen eines Exports aller Bons seit dem letzten Export
  • Export als Hintergrundaktivität, sodass mit Odoo weitergearbeitet werden kann, während die PDF-Generierung läuft
  • Abruf aller generierten Bons in einem zentralen Menü
  • Übersetzungen Deutsch und Englisch

Unsere Kunden sollen mit ihrem speziell für ihr Unternehmen entwickelten Modul aber nicht vor neuen Hürden stehen, weshalb wir es uns auch zur Aufgabe gemacht haben, unsere Kunden über ihre Verpflichtungen und Verantwortungen gegenüber der GoBD-Richtlinien zu schulen und zu sensibilisieren. Erst dann können wir von einer erfolgreichen Einrichtung sprechen.

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie auf der Suche nach technischer bzw. konzeptueller Unterstützung bei der Darstellung von GoBD konformen Geschäftsprozessen mit Odoo / Magento sind. Gegebenenfalls können wir bei der Umsetzung bei Ihnen auch auf die Vorarbeiten für unseren Kunden zurückgreifen; für ein Angebot in Modulform sind die komplexen Anforderungen der GoBD im konkreten Anwendungsfall allerdings derzeit zu komplex. Das heißt, dass es nicht möglich ist, ein Standardmodul zu verkaufen, was für jeden Kunden diese Anforderungen erfüllt und auch unsere Vorarbeit für unseren Kunden ist nicht unbedingt übertragbar. Bitte sehen Sie also von Anfragen ab, wenn Sie lediglich auf der Suche nach einem „RundumSorglos“-Modul sind. Dies existiert nach unserer Auffassung aktuell bei keinem Anwendungssystem.

Wir weisen außerdem ausdrücklich darauf hin, dass die GoBD Prozesskonformität ausschließlich von einem Steuerberater / Wirtschaftsprüfer sachkundig bewertet werden kann und darf. Gerne stellen wir auf Wunsch auch einen Kontakt zu unserem mit dem Thema vertrauten Partnern aus diesem Bereich her.

Sind Sie daran interessiert, mit uns und unseren Partnern zum Thema GoBD ein Modul zu entwickeln, was Ihr Unternehmen auf die nächste Betriebsprüfung vorbereitet? Dann melden Sie sich gern bei uns, entweder telefonisch unter +49 4105 56156-99, per Mail an info@initos.com oder über unser Kontaktformular.

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