How to Odoo: Arbeitszeiterfassung
In einem Beschluss vom 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) festgelegt, dass Arbeitgebende die gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmenden aufzeichnen müssen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie dieser Verpflichtung mit dem Einsatz von Odoo nachkommen können.
Was sind die gesetzlichen Vorgaben für die Arbeitszeiterfassung?
Im Urteil vom 13.09.2022 wurde bisher nur eine Pflicht zur Aufzeichnung festgelegt:
- Arbeitgebende sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmenden geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Konkret bedeutet dies, dass Arbeitgebende ein objektives, verlässliches und zugängliches System einrichten müssen, mit dem die Arbeitszeit der Arbeitnehmenden gemessen werden kann.
- Arbeitgebende sind verpflichtet, werktägliche Arbeitszeit über acht Stunden sowie die gesamte Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen aufzuzeichnen.
- Die Aufbewahrungsfrist für die Arbeistszeitnachweise beträgt zwei Jahre und sind auf Verlangen der Aufsichtsbehörde vorzulegen oder zur Einsicht zuzusenden.
- Arbeitgebende müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Arbeitnehmenden aufzeichnen. Weitere Festlegungen zum Inhalt der Arbeitsdokumentation sind noch nicht getroffen worden.
- Für die Aufzeichnung besteht derzeit keine Formvorschrift; sie kann auch handschriftlich erfolgen.
Ein Gesetzesentwurf beschreibt die Anforderungen an die Aufzeichnung genauer:
- Die Aufzeichnung muss bereits jeweils am Tag der Arbeitsleistung erfolgen.
- Die Erfassung der Arbeitszeit hat elektronisch zu erfolgen. Dafür sollen Übergangsregelungen gelten und auch die Nutzung herkömmlicher Tabellenkalkulationsprogramme zulässig sein.
- Die Aufzeichnung kann auf die Arbeitnehmenden delegiert werden, aber die gesetzliche Verantwortung bleibt bei den Arbeitgebenden.
- Arbeitgebende müssen bei Vertrauensarbeitszeit sicherstellen, dass Verstöße gegen die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes zu Dauer und Lage der Arbeits- und Ruhezeiten bekannt werden. Dies kann beispielsweise durch die entsprechende Meldung eines elektronischen Arbeitszeiterfassungssystems erfolgen.
- Es wird keine Kontrollpflicht, sondern nur eine Aufzeichnungspflicht geben.
- Arbeitgebende müssen den Arbeitnehmenden auf Verlangen über die aufgezeichnete Arbeitszeit informieren und auf Verlangen eine Kopie der Aufzeichnungen zur Verfügung stellen. Es genügt, wenn die Arbeitnehmenden die sie betreffenden elektronischen Aufzeichnungen selbst einsehen und Kopien fertigen können.
Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung mit Odoo
Als deutsches IT-Unternehmen, welches überwiegend auf Open-Source-Lösungen setzt und eine lange Vergangenheit mit dem ERP-System Odoo hat, setzen wir auf eine Integration in genau dieses ERP-System zur Erfassung der Arbeitszeit. Die entsprechende App in Odoo heißt „Anwesenheiten“.
Es gibt derzeit zwei Möglichkeiten über die die Anwesenheiten erfasst werden können, aber es können auch zusätzliche Möglichkeiten integriert werden wie z. B. ein Kartenleser an der Tür zum Büro über den man sich an- und abmelden kann.
Erfassung direkt in Odoo
Es kann sich direkt über die Oberfläche von Odoo an- und abgemeldet werden. Dazu muss lediglich die App „Anwesenheit“ geöffnet werden. Beim Öffnen erscheint eine Maske mit der sich entweder an- oder abgemeldet werden kann, abhängig vom aktuellen Anmeldestatus des*der Benutzenden. Diesen sogenannten Kioskmodus kann man als Nutzer*in entweder selbst beim Einloggen in Odoo aufrufen oder er kann sogar dazu genutzt werden, am Eingang ein Tablet aufzustellen mit ausschließlich dieser App mit dem Kioskmodus drauf, sodass sich Arbeitnehmende beim Betreten des Büros direkt einloggen können.
Anbindung über eine Schnittstelle
Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, die Anwesenheiten über eine Schnittstelle zu erfassen. Wir nutzen dafür eine von uns entwickelte REST-Schnittstelle. Über die Schnittstelle können verschiedene andere Dienste angebunden werden, die erweitert werden und mit der Schnittstelle von Odoo kommunizieren können.
Beispielintegration mit Mattermost
Wir verwenden eine Eigenentwicklung für die Integration in den Messenger-Dienst „Mattermost“, wodurch es möglich ist, einfach über Kommandos die folgenden Aktionen durchzuführen:
Einfaches An- und Abmelden: Hier werden die Zeiten genommen, zu denen das Kommando eingegeben wird.
Erweitertest An- und Abmelden: Es kann die Zeit für die An-/Abmeldung mit angegeben werden.
Es gibt ein Kommando, nach welchem der aktuelle Status (an-/abgemeldet) und der Beginn der Anwesenheitsperiode angezeigt wird.
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Einsicht und Korrektur
Im Backend von Odoo können die eingetragenen Anwesenheiten auch zwecks Kontrolle angezeigt und korrigiert werden. Die Möglichkeit zur Korrektur ist wichtig, da es leicht passieren kann, dass sich nicht an- oder abgemeldet wird aus verschiedenen Gründen. Wie leicht vergisst man im Stress, sich nach einem anstrengenden Arbeitstag auszuloggen? Gar nicht so selten, wie wir feststellen mussten.
Mehr als Standard: weitere Funktionen
Mit der App „Anwesenheiten“ erfüllen Sie Stand heute die Anforderungen des Gesetzes und des Gesetzentwurfes. Welche Änderungen noch am Gesetzentwurf gemacht werden, bevor das Gesetz beschlossen wird, lässt sich zum heutigen Zeitpunkt nicht sagen.
Für eine vollumfängliche Einführung der Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen gibt es über den Standard hinaus aber noch weitere Funktionen, die Ihnen die Verwaltung der Arbeitszeit vereinfachen.
Das Standardmodul von Odoo erlaubt es jedem Nutzenden, alle eigenen Anwesenheitszeiten jederzeit anzupassen. Auch Nutzende mit dem Recht „Personalsachbearbeiter“ können jederzeit alle erfassten Zeiten korrigieren. Um nachvollziehen zu können, wer wann welche Änderung gemacht hat, und um sehen zu können, dass überhaupt Änderungen vorgenommen wurden, gibt es ein Modul, dass es ermöglicht, Änderungen automatisch im Chatter zu dokumentieren. Den Chatter kennt man in Odoo schon von den meisten anderen Apps. An den einzelnen erfassten Zeiten in der Anwesenheit ist er allerdings im Standard nicht verfügbar.
Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass ihr Teammitglieder ab und zu vergessen werden, sich abzumelden. Um solche Fälle gut verwalten zu können und den Teammitgliedern die Möglichkeit geben zu können, das eigene Versäumnis nachzuholen, gibt es ein zusätzliches Modul. Das Modul prüft die Länge der Anwesenheit und meldet Nutzende automatisch nach elf Stunden ab. Gleichzeitig wird eine E-Mail an den*die Nutzende*n geschrieben mit dem Hinweis, die vergessene Abmeldung zu korrigieren.
Wie oben schon erwähnt erlaubt das Standardmodul von Odoo es jedem Nutzenden, alle eigenen Anwesenheitszeiten jederzeit anzupassen. Um das übermäßige nachträgliche Ändern von Einträgen einzuschränken, gibt es die Möglichkeit, mit einem Modul nur eine bestimmte Anzahl von Einträgen aus der Vergangenheit anpassbar zu lassen. Einträge, die weiter in der Vergangenheit liegen, können dann nur noch von Nutzenden mit dem Recht „Personalsachbearbeiter“ bearbeitet oder zur Bearbeitung freigegeben werden.
Unsere Expertise für Sie
Sie haben die Arbeitszeiterfassung laut Gesetz noch nicht umgesetzt oder hätten dafür auch gerne eine Schnittstelle? Kommen Sie auf uns zu! In einem unverbindlichen und kostenlosen Erstgespräch hören wir uns Ihre Herausforderungen an und überlegen dann gemeinsam, wie wir Ihnen am besten helfen können. Schreiben Sie uns eine Nachricht oder rufen Sie uns an unter +49 (0) 4181 135 03 97.
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Quellen
BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Arbeitszeitschutz/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html
Haufe: Die Pläne des BMAS zur Arbeitszeiterfassung https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/arbeitszeitgesetz-bmas-legt-gesetzentwurf-zur-zeiterfassung-vor_76_592538.html