DATEV-Datenübertragung mit einem ERP-System
Die DATEV-Schnittstellen
DATEV stellt bislang drei Arten der Datenübertragung für Nutzer bereit. Die drei entsprechenden Schnittstellen heißen:
Was kann man sich unter den Schnittstellen vorstellen?
Die Digitalisierung stellt KMU vor Herausforderungen – dies gilt auch für die Steuerabrechnung. 90% der deutschen KMU nutzen hierbei DATEV, das am weitesten verbreitete Anwendungssystem für Steuerberater.
Da viele Unternehmen ihre Buchhaltung bei einem externen Steuerberater machen lassen, ist es sehr wichtig, dass die benötigten Daten des Rechnungswesens sicher und effizient zwischen dem verwendeten ERP-System und der DATEV-Software übertragen werden. Für diese Datenübertragung stellt DATEV verschiedene Schnittstellen bereit und auch das Open Source ERP-System Odoo kann mit DATEV verknüpft werden.
DATEVclassic
Eine Möglichkeit für die Kommunikation eines ERP-Systems mit DATEV-Software ist die Schnittstelle DATEVclassic. Diese arbeitet mit dem Dateiformat CSV, das bereits 1972 entwickelt wurde und immer noch eines der allgegenwärtigen und nützlichsten Dateiformate ist [3].
Im Fall von DATEVclassic basieren die verwendeten CSV-Dateien auf ASCII, sodass jedes verwendete Zeichen kodiert ist. Sie als Mandant können also eine speziell für DATEV-Software formatierte Datei aus ihrem ERP-System exportieren und diese sicher an ihren Steuerberater übermitteln. Dieser kann die Datei dann in die DATEV-Software importieren und mit den enthaltenen Daten arbeiten. Die Datenübertragung mit DATEVclassic erfordert daher keine weitere spezifische DATEV-Software und benötigt lediglich die sichere Übermittlung der CSV-Dateien, zum Beispiel durch verschlüsselte E-Mails.
Die Schnittstelle DATEVclassic eignet sich für die Übermittlung von Beleginformationen, Kreditoren und Debitoren. Sie bietet allerdings keine Möglichkeit, Belegbilder zu übermitteln.
DATEVconnect
Im Vergleich zu DATEVclassic ist DATEVconnect eine sehr moderne REST API mit einem umfassenden Schnittstellenkonzept, das ausführlich dokumentiert wurde. Für die Nutzung von DATEVconnect wird die Installation von eigener DATEV-Software bei Ihnen im Unternehmen vorausgesetzt. DATEVconnect kann alle relevanten Programme – Rechnungswesen, Lohnbuchhaltung und Stammdaten – integrieren und Informationen in diese einpflegen. Es ermöglicht somit den automatischen, bidirektionalen Datenaustausch zwischen DATEV-Programmen und ERP-Systemen. Bidirektional bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Daten sowohl von DATEV als auch von dem ERP-System in die jeweils andere Anwendung synchronisiert werden können.
Genau wie DATEVclassic bietet aber auch DATEVconnect keine Möglichkeit, Belegbilder zu übermitteln.
DATEVconnect online
DATEVconnect online ist die einzige der drei Schnittstellen, die außer der Übermittlung von strukturierten Belegdaten auch die Übermittlung von Belegbildern ermöglicht. Dabei können die Daten und Bilder aus ERP-Cloud-Lösungen in die entsprechenden Anwendungen in DATEV Unternehmen online übermittelt werden. Sie werden dann unidirektional zum DATEV-Rechenzentrum weitergeleitet und der Steuerberater hat über dieses Zugriff auf die Daten. Weil sie unidirektional weitergeleitet werden, werden die Daten zwar aus dem ERP-System in das DATEV-Rechenzentrum synchronisiert, aber von diesem erfolgt keine Synchronisierung zurück in das ERP-System. Für das Übermitteln der Daten vom Mandaten ins DATEV-Rechenzentrum wird allerdings ein DATEVconnect online-Vertrag benötigt. Sie müssen für die Nutzung der Schnittstelle also den Dienst eines akkreditierten Software Partners von DATEV in Anspruch nehmen.
DATEVconnect online existiert in drei Versionen:
Die erste Version von DATEVconnect online bietet die digitale Belegübersendung sowie OCR-Texterkennung und darauf basierende, automatisch generierte Buchungsvorschläge in DATEV Unternehmen online.
Auch die zweite Version von DATEVconnect online ermöglicht die digitale Belegübersendung, wobei bereits eine semantische Übergabe der bebuchten Konten in DATEV Unternehmen online erfolgt.
Die dritte Version der Schnittstelle ermöglicht sowohl die digitale Übermittlung der Buchungsinformationen als auch die der Belege direkt in die DATEV-Software Ihres Steuerberaters. Sie hat also die gleiche Funktion wie die Schnittstelle DATEVclassic, wobei die Daten hier aber nicht mehr händisch übertragen werden müssen, da dies automatisch funktioniert. Zusätzlich zu Beleginformationen können hier auch Belegbilder übermittelt werden.
Alle drei Versionen von DATEVconnect online sind REST-APIs und können also über Ihren Internetbrowser geöffnet und bedient werden.
Welche DATEV-Schnittstelle braucht mein Unternehmen?
Welche der drei Schnittstellen ist also am besten geeignet für den Datenaustausch mit einem ERP-System und vor allem mit Odoo?
Diese Frage ist nicht leicht zu beantworten, da alle drei Schnittstellen verschieden Vor- und Nachteile haben und andere Voraussetzungen für ihre Verwendung erfüllt werden müssen.
Die Schnittstelle mit der umfangreichsten Funktionalität ist DATEVconnect online, da sie nicht nur die Übertragung von Belegdaten erlaubt, sondern auch die von Belegbildern. Durch die enthaltene OCR-Erkennung, können die Informationen auch ohne händisches Abtippen direkt digital erfasst werden. Außerdem sorgt DATEVconnect online dafür, dass die Daten bei ihrer Übertragung über das DATEV-Rechenzentrum zu der DATEV-Software bei Ihrem Steuerberater aufgearbeitet und semantisch richtig eingeordnet werden. Dabei sorgt die Schnittstelle automatisch für eine sichere Übermittlung der Daten. Die Nutzung von DATEVconnect online ist allerdings nur akkreditierten Software-Partnern möglich.
Für Unternehmen mit eigener DATEV Installation bietet sich die Nutzung von DATEVconnect an. DATEVconnect ermöglicht zwar nicht die Übertragung von Belegbildern, dafür erfolgt aber der automatische, bidirektionale Datenaustausch zwischen der DATEV Installation und dem ERP-System.
Keine Voraussetzungen hat die Nutzung von DATEVclassic. Es ermöglicht die händische Übertragung von Belegdaten zur DATEV-Software Ihres Steuerberaters, ist aber ebenfalls nicht für die Übermittlung von Belegbildern geeignet.
Welche Schnittstelle also für die Verbindung mit DATEV und dem von Ihrem Unternehmen genutzten ERP-System am besten geeignet ist, hängt ganz von den erfüllten Voraussetzungen und der gewünschten Funktionalität ab.
DATEV Datenübertragung mit Odoo
Wenn Unternehmen nicht die Odoo-App „Finanzen“ verwenden, mit deren Hilfe Buchungssätze, Bilanz und Partner-Salden analysiert werden können, stellt sich für sie die Frage, wie eine sichere und effiziente Datenübertragung von und zu DATEV umgesetzt werden kann. Zwar gibt es mittlerweile mit der Odoo-Version 12 die Möglichkeit, Umsatzsteuervoranmeldungen und den Jahresabschluss direkt mit Odoo zu erledigen. Trotzdem wird eine Lösung zur Datenübertragung zwischen Odoo und DATEV benötigt, um eine Prüfung oder die gesamte Abwicklung der Buchhaltung durch den Steuerberater zu ermöglichen.
Für die Verwendung von DATEV in Verbindung mit Odoo ist momentan die Verwendung der Schnittstelle DATEVclassic und somit der händische Export von DATEV Format Files aus Odoo und der darauf folgende händische Import dieser Dateien in die entsprechende DATEV-Software der einfachste Weg.
Der Wunsch nach weiterer Automatisierung kann allerdings mit ein paar spezifischen Anpassungen umgesetzt und dabei auf kundenspezifische Anforderungen eingegangen werden. Um zum Beispiel auch die Übertragung von Belegbildern zu ermöglichen, könnte bei der Verwendung von DATEVclassic das von DATEV bereitgestellte Tool ‚Belegtransfer‘ eine Lösung sein. Dieses Tool kann allerdings nur mit einem Zugang zu DATEV Unternehmen online genutzt werden.
DATEV arbeitet aktuell daran, die Schnittstelle DATEVconnect online bis Mitte 2021 öffentlich verfügbar zu machen. Mit dieser Veröffentlichung wird das automatische Bereitstellen der Buchungssätze aus Odoo über das Rechenzentrum von DATEV möglich. Haben Sie Interesse daran, Ihre DATEV-Übertragung ab der Veröffentlichung dieser Schnittstelle zu vereinfachen? Dann sprechen Sie uns gerne an. Wir behalten die Entwicklungen bei DATEV für Sie im Blick.
[1] Geschichte der CSV-Datei (Englisch) https://blog.sqlizer.io/posts/csv-history/
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