Die Erwartungen an heutige ERP-Systeme – wobei ERP für Enterprise Resource Planning steht – sind immens gestiegen. Optimieren, Erhöhen und Individualisieren sind hier die Schlagworte. Oft wird ein sportlicher Spagat zwischen den Erwartungen der Anwendenden und den Erfahrungen der Entwickelnden gefordert. ERP-Lösungen spielen eine maßgebliche Rolle im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Wer also im Zeitalter der Industrie 4.0 sowie dem Internet of Things nicht auf der Strecke bleiben will, muss sich hiermit zwangsläufig auseinandersetzen.
ERP-Mehrwert
Nutzungszufriedenheit mit ERP-Systemem
Seit nunmehr 17 Jahren untersucht die Trovarit-Studie „ERP in der Praxis. Anwenderzufriedenheit, Nutzen & Perspektiven“ regelmäßig, wie anwendende Personen ERP-Lösungen einsetzen, welche Erfahrungen sie während Implementierung sowie im Betrieb mit ERP-Systemen machen und wie zufrieden sie mit der eingesetzten Software und dem Wartungsunternehmen sind. Auch in diesem Jahr ist wieder deutlich erkennbar, dass die Anwendungszufriedenheit der entscheidende Indikator sowohl für ERP-Anwendende als auch für ERP-Anbietende ist. Aus Anwendersicht repräsentiert sie einen wichtigen Indikator für den Nutzen und auch die Wirtschaftlichkeit des ERP-Einsatzes.
Die Zufriedenheit mit dem System hat sich unverändert im Bereich „gut+“ und die Zufriedenheit mit der Wartung nur unwesentlich von „durchschnittlich“ verändert. Gründe für diese durchschnittliche Zufriedenheit sind im Zusammenhang zwischen steigendem Anforderungsniveau der Nutzenden und den dadurch steigenden Einführungs-, Wartungs-, und Betreuungskosten durch die Entwickelnden zu sehen. Wir bei initOS setzten deshalb auf eine transparente und agile Softwareentwicklung, bei der unsere Kunden und Kundinnen den Aufwand mitverfolgen können und die Zufriedenheit nicht wegen unvorhersehbarer Kosten gefährdet ist. Die Studie zeigt auch, dass die größten Herausforderungen bei der Einführung und Inbetriebnahme der Systeme erlebt wurden. Gut ein Drittel der Nutzenden benannten die Datenmigration in das neue System als häufigstes Problem. Auch wenn unter Druck Diamanten entstehen, mussten viele Anwendenden feststellen, dass ein zu eng bemessener Zeitplan und zu viele erforderliche Systemanpassungen den reibungslosen Betrieb störten. Interessant ist auch, zu sehen, dass Upgrades und Releases laut 20 Prozent der befragten Anwendenden, mit unangemessen hohem Aufwand und Kosten verbunden sind.
Die aktuelle Trovarit-Studie „Marktspiegel Business Software ERP/PPS 2021/2022“ zeigt, dass der Einsatz von ERP-Systemen in deutschen Unternehmen enorm ist. „Der Einsatz von ERP-Systemen bei Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern in Deutschland liegt in den Segmenten Industrie, Handel und Dienstleistung bei über 90%. Ab 250 Mitarbeitern verfügt jedes Unternehmen in den oben genannten Branchen über eine eigene ERP-Lösung.“ [1]
Kein Wunder, dass das ERP-System so beliebt ist und auch in Zukunft von immer mehr Unternehmen zur Unternehmenssteuerung, Automatisierung und Stabilisierung von Prozessen und zur Bewältigung betrieblicher Aufgaben im Umfeld der Auftragsabwicklung eingesetzt werden wird. Während kleine Unternehmen ERP-Systeme in erster Linie als Instrument zur Unterstützung der Auftragsabwicklung und der Unternehmensführung nutzen, haben ERP-Lösungen bei mittleren und großen Unternehmen einen größeren Einfluss auf den Unternehmensablauf und werden intensiver genutzt. Neben der Unternehmensgröße wirkt sich auch die Branche des Unternehmens auf den Einsatz von ERP-Systemen und die verwendeten Anwendungen aus.
Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise in der Baubranche tätig ist, werden Sie ein ERP-System in erster Linie für das Projektmanagement, die Personalverwaltung, den Einkauf, die Buchhaltung und das Customer Relationship Management (CRM) verwenden. Wenn Sie ein Hotel betreiben, werden Sie ein ERP-System für die Personalverwaltung, die Zeiterfassung, die Veranstaltungsverwaltung und die Reservierungsverwaltung verwenden, und wenn Sie ein Fertigungsunternehmen betreiben, werden Sie sich auf den Einkauf, die Fertigung, die Arbeitsplatzverwaltung, die Qualitätskontrolle, die Terminplanung und den Produktlebenszyklus konzentrieren.
Die Kosten für das ERP-System niedrig halten
Die Kosten einer ERP-Softwarelösung hängen generell immer von mehreren Punkten ab: Die Anzahl der Nutzenden, die Komplexität des Geschäftsprozesses, die gewünschten Funktionalitäten, die erforderliche Anpassung, die Wahl zwischen Cloud, Hosted oder lokalem ERP und vielen weiteren Faktoren. Gleichzeitig zeigt sich, dass auch die mobile Nutzung ein völlig neues Szenario mit sich bringt. Um diese Kostenschwerpunkte durchsichtiger zu machen, arbeiten wir bei initOS auch beratend und stellen unseren Kunden und Kundinnenr die Vorteile und Nachteile eines Software-Upgrades dar. So haben wir uns besonders oft mit Upgrades des ERP-Systems Odoo auseinandergesetzt.
Odoo ist bereits im Standard agil einsetzbar und individuell an Anforderungen anpassbar. Die gezielte Anpassung dieser ERP-Softwarelösung bietet eine deutlich kostengünstigere Lösung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Die weltweit meist installierte Open-Source-ERP-Lösung mit mehr als 7 Millionen Anwendenden ist derzeit Odoo. Odoo bietet eine flexible Lösung, bei der die benötigten Anwendungen je nach den Bedürfnissen des Unternehmens hinzugefügt werden können. Darüber hinaus bietet die Odoo Community Association (OCA) mehr als 2.004.600 kostenlose Module und Funktionen an, die laufend aktualisiert werden und zu denen regelmäßig neue Module hinzukommen. In den Modulen der OCA finden Sie viele der Funktionen, die Ihr Unternehmen benötigt. Wenn Sie eine maßgeschneiderte Lösung benötigen, ist es eine gute Idee, diese von einem Odoo-Partnerunternehmen wie initOS für Sie entwickeln zu lassen.
Odoo (ehemals OpenERP) hat sich nicht ohne Grund umbenannt. Hinter Odoo steckt mehr als ein klassisches ERP-System. Neben dem klassischen ERP-System bietet Odoo weitere Business-Anwendungen aus den Bereichen Projektmanagement, CRM, E-Commerce etc. Die erste große Kostenhürde für den ERP-Neueinstieg – die hohen Lizenzkosten proprietärer Software, wie etwa SAP – können mit dem Einsatz der Open Source ERP-Lösung eingespart werden.
Wie bereits erwähnt, empfinden 20 Prozent der befragten Nutzenden, dass Updates und neue Releases mit unangemessen hohem Aufwand und Kosten verbunden sind. Diese tatsächlich nicht zu unterschätzenden Migrationskosten der bereits eingepflegten Daten und Codes, sind sicherlich auch der Grund, weshalb wir von initOS oft beobachten, dass ein Softwareupgrade lange vor sich hergeschoben wird.
Es gibt zahlreiche Gründe für ein Upgrade Ihres ERP-Systems auf eine neuere Version. Die wichtigsten sind Sicherheitsupdates (im Falle von Odoo sind Sicherheitsupdates nur für die drei aktuellsten Versionen verfügbar), neue Funktionen, höhere Leistung und die Tatsache, dass ältere Odoo-Versionen nur von der Community unterstützt werden. Gleichzeitig vermeiden die meisten Unternehmen jedoch ein Upgrade ihres ERP-Systems, wenn es nicht unbedingt notwendig ist, vor allem weil das Upgrade zeitaufwändig und teuer ist. Ein Grund dafür ist, dass das Unternehmen nach dem Upgrade die Nutzenden des ERP-Systems schulen muss, wie sie die neue Version verwenden können. Ein weiterer Grund ist, dass der Kostenfaktor der Migration enorm ist.
Normalerweise muss ein Unternehmen sein ERP-System etwa alle 3 bis 5 Jahre aktualisieren. Die Studie „ERP in der Praxis: User Satisfaction, Benefits & Perspectives 2020/2021“ zeigt jedoch, dass in den letzten zwanzig Jahren deutlich weniger als 10 % der ERP-Installationen ersetzt worden sind.
Die Studie legt daher nahe, dass die Dauer eines ERP-Lebenszyklus in Zukunft eher im Bereich von 15 bis 20 Jahren liegen wird.
Hier beginnt der Spagat zwischen der Erwartung Kunden und Kundinnend, dass das System den reibungslosen Betrieb nicht stört, kostengünstig angepasst werden kann, die Daten des Unternehmens schützt, und der Erfahrung der Entwickelnden, wann und ob ein Upgrade sinnvoll ist und welche Herausforderungen für ein erfolgreiches Upgrade des ERP-Systems bewältigt werden müssen. Wir bei initOS raten unseren Kunden und Kundinnen, sich bei Anpassungswünschen so nah wie möglich an den Standards zu orientieren und nur bei Bedarf eigene Funktionen und Module zu entwickeln, z. B. wenn die benutzerdefinierten Codes ihr Alleinstellungsmerkmal repräsentieren, betonen oder unterstützen. Mit dieser einfachen Regel lässt sich bei der Migration auf eine neuere Version schon eine größere Summe sparen.
Immer wieder bekommen wir Anfragen von Kunden und Kundinnen, ob zum Beispiel ein Upgrade auf die neuste Version von Odoo sinnvoll ist. Gern geben wir bei initOS dann den Hinweis, dass eine neue Software immer erst in der Anwendung zum Feinschliff kommt und somit Erstversionen immer auch einige Fehler beinhalten. Unser Rat daher: Nicht sofort auf die neueste Version umsteigen, sondern diese erst ausreifen lassen und dabei den Sprung nicht verpassen. Gern beraten wir Sie hier genauer und vor allem individuell.
Der richtige Zeitpunkt für eine Upgrade Ihres ERP-Systems
Aufgeschoben ist nicht immer aufgehoben. Sobald die Anforderungen an ein altes System wachsen, stehen die Entwickelnden irgendwann vor der Herausforderung, diese dann auch technisch umzusetzen. Wir alle kennen das Problem aus dem Alltag. Sicher spielt unser alter CD-Player noch unsere CDs ab und wir können uns die Musik gemeinsam mit unseren Freunden anhören. Unser bester Freund mit der Cloud und dem WLAN-Lautsprecher kann seine Musik allerdings mit seinem Freundeskreis weltweit teilen und schneller und unkomplizierter die neuen Charts abspielen. Ähnlich wie mit unseren ersten, teuer und zeitaufwendig gebrannten CDs im Vergleich zum kostenfreien, mobilen Musikstreaming, verhält es sich auch mit der Implementierung von neuen Methoden in neue Software: Hat man die Veränderung erst einmal gewagt, so ist die Nutzung in der Regel einfacher, schneller und dadurch kostengünstiger.
Seit Odoo 9.0 ist die Unternehmenslösung in zwei Versionen verfügbar: Community und Enterprise Edition. Die Enterprise Edition ist mit einem Wartungsvertrag verknüpft, der neben Support verschiedene Zusatzfunktionen beinhaltet und von Odoo selbst mit den Auftraggebenden abgeschlossen wird. Dieser gewährleistet eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Basisfunktionen der Software, Sicherheitsupdates für die letzten drei Versionen und kostenloser Migration der Standardfunktionen und Daten. Ob Sie einen Wartungsvertrag abschließen und die Zusatzfeatures nutzen wollen, oder Sie einen Wartungsvertrag nur deshalb abschließen, um in den Genuss sicherheitsrelevanter Patches zu kommen, sollte immer einer individuellen Betrachtung Ihrer Bedürfnisse und Ziele folgen. Wir bei initOS arbeiten gern auf Basis der Community Version von Odoo und in Zusammenarbeit mit der weltweiten Odoo Community Association Lösungen aus, die Ihren Anforderungen gerecht werden und bei denen Sie Wartungsgebühren nur dann auch an Odoo bezahlen, wenn sie davon auch einen konkreten und nachvollziehbaren Nutzen haben. Wir sind der Meinung, dass Sicherheitsupdates definitiv einen hohen Nutzen darstellen und auch der Migrationsservice von Odoo durchaus nutzbar ist, zumindest dann wenn man sehr am Standard bleibt. Ob und wie Sie ihr Budget jedoch letztlich einsetzen, sollte immer individuell an Ihren Bedürfnissen ausgerichtet sein.
Haben Sie keine Scheu uns anzusprechen! Wir setzen auf eine interaktive Durchführung von Schulungen: Die Schwerpunkte richten sich nach dem Publikum. Wir lieben Fragen und begrüßen jede Diskussion zu möglichen Lösungskonzepten. Das Feedback zu unserer Einstiegsschulung bestätigt uns in diesem Konzept. Außerdem dürfen Sie von uns durchaus IT-Strategieberatung erwarten, denn nicht immer ist Odoo die Lösung, die Sie für ihr Vorhaben benötigen.
Kommen Sie gerne auf uns zu. Sie erreichen uns telefonisch unter +49 (0) 4181 135 03 99, per Mail unter sales@initos.com oder über unser Kontaktformular.
Quellen
[1] Marktspiegel Business Software ERP/PPS 2021/2022 (https://www.tax-news.de/shop/details-marktspiegel-business-software-erppps-20212022-2/)
[2] ERP in practice: user satisfaction, benefits & perspectives 2020/2021 (https://www.trovarit.com/erp-praxis/)