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ERP -Systeme im Spagat zwischen Erwartung und Erfahrung

Die Erwartungen an heutige ERP-Systeme – wobei ERP für Enterprise Resource Planning steht – sind immens gestiegen. Optimieren, Erhöhen und Individualisieren sind hier die Schlagworte. Oft wird ein sportlicher Spagat zwischen den Erwartungen des Anwenders und den Erfahrungen der Entwickler gefordert. ERP-Lösungen spielen eine maßgebliche Rolle im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Wer also im Zeitalter der Industrie 4.0 sowie dem Internet of Things nicht auf der Strecke bleiben will, muss sich hiermit zwangsläufig auseinandersetzen.

Doch welchen Mehrwert habe ich als Unternehmer, wenn doch auch meine bisherige Zettelwirtschaft funktioniert und ich notfalls auch meine Kollegen anrufen kann, wenn ich etwas nicht weiß?

 

Ein einfaches Szenario, welches das Dilemma vieler Unternehmen ohne geeignete digitale Unterstützung darstellen soll.

 

 

Okay. Aber wie zufrieden sind denn die Anwender mit ihren ERP -Softwarelösungen?

Seit nunmehr 12 Jahren untersucht die Trovarit-Studie „ERP in der Praxis. Anwenderzufriedenheit, Nutzen & Perspektiven“ regelmäßig, wie Anwender ERP-Lösungen einsetzen, welche Erfahrungen sie während Implementierung sowie im Betrieb mit ERP-Systemen machen und wie zufrieden sie mit der eingesetzten Software und dem Wartungspartner sind. Auch in diesem Jahr ist wieder deutlich erkennbar, dass die Anwenderzufriedenheit der entscheidende Indikator sowohl für ERP-Anwender als auch für ERP-Anbieter ist. Aus Anwendersicht repräsentiert sie einen wichtigen Indikator für den Nutzen und auch die Wirtschaftlichkeit des ERP-Einsatzes.

Die Zufriedenheit mit dem System hat sich unverändert im Bereich „gut+“ und die Zufriedenheit mit der Wartung nur unwesentlich von „durchschnittlich“ verändert. Gründe für diese durchschnittliche Zufriedenheit sind in Zusammenhang zwischen steigendem Anforderungsniveau der Nutzer und den dadurch steigenden Einführungs-, Wartungs-, und Betreuungskosten durch die Entwickler zu sehen. Wir bei initOS setzten deshalb auf eine transparente und agile Softwareentwicklung, bei der unsere Kunden den Aufwand mitverfolgen können und die Zufriedenheit nicht wegen unvorhersehbarer Kosten ins Wasser fällt. Die Studie zeigt auch, dass die größten Herausforderungen bei der Einführung und Inbetriebnahme der Systeme erlebt wurden. Gut ein Drittel der Anwender benannten die Datenmigration in das neue System als häufigstes Problem. Auch wenn unter Druck Diamanten entstehen, mussten viele Anwender feststellen, dass ein zu eng bemessener Zeitplan und zu viele erforderliche Systemanpassungen den reibungslosen Betrieb störten. Interessant ist auch zu sehen, dass Upgrades und Releases laut 20 Prozent der befragten Anwender, mit unangemessen hohem Aufwand und Kosten verbunden sind.

Wie kann ich denn aber als Kunde die Kosten gering halten?

Die Kosten einer ERP-Softwarelösung hängen generell immer von mehreren Punkten ab: Die Anzahl der Benutzer, die Komplexität des Geschäftsprozesses, die gewünschten Funktionalitäten, die erforderliche Anpassung, die Wahl zwischen Cloud, Hosted oder lokalem ERP und vielen weiteren Faktoren. Gleichzeitig zeigt sich, dass auch die mobile Nutzung ein völlig neues Szenario mit sich bringt. Um diese Kostenschwerpunkte durchsichtiger zu machen, arbeiten wir bei initOS auch beratend und stellen unserem Kunden die Vorteile und Nachteile eines Software-Upgrades dar. So haben wir uns besonders oft mit Upgrades des ERP-Systems Odoo auseinandergesetzt.

Odoo, ist im Standard bereits agil einsetzbar und individuell auf Anforderungen anpassbar. Die zielgerichtete Anpassung dieser ERP-Softwarelösung bietet eine bedeutend kostengünstigere Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Die weltweit meist installierte Open Source ERP-Lösung mit mehr als 2 Millionen Usern ist derzeit Odoo.

Odoo (ehemals OpenERP) hat sich nicht ohne Grund umbenannt. Hinter Odoo steckt mehr als ein klassisches ERP-System. Neben dem klassischen ERP-System bietet Odoo weitere Business-Anwendungen aus den Bereichen Projektmanagement, CRM, E-Commerce etc. Die erste große Kostenhürde für ERP-Neueinsteiger – die hohen Lizenkosten proprietärer Software, wie etwa SAP – können mit dem Einsatz der Open Source ERP-Lösung eingespart werden.

Wie bereits erwähnt, empfinden 20 Prozent der befragten Anwender, dass Updates und neue Releases mit unangemessen hohem Aufwand und Kosten verbunden sind. Diese tatsächlich nicht zu unterschätzenden Migrationskosten der bereits eingepflegten Daten und Codes, sind sicherlich auch der Grund, weshalb wir von initOS oft beobachten, dass ein Softwareupgrade lange vor sich hergeschoben wird.

Circa alle 3 Jahre ist mit einen System-Upgrade zu rechnen, welches je nach Art und Umfang circa 50 % der bisherigen Implementierungskosten verursacht. Jeder Kunde ist individuell und verallgemeinern lässt sich dies schwer, allerdings ist Fakt: Sicherheitsupdates gibt es im Fall Odoo nur für die 3 aktuellsten Versionen, was wiederum einen Bogen zu der Studie schlägt, die steigende Anforderungen an die Sicherheit belegt. In unseren Augen ist dies ein gewichtiges Argument für Updates. Aus Anwendersicht dagegen, besticht wieder der Kostenfaktor der Migration. So lassen Kunden ihre Datenbanken wachsen oder fügen neuen Code zur Anpassung ihrer Anforderungen hinzu, wodurch ein Upgrade zwar verschoben, jedoch bei einem späteren Update des ERP-Systems zeit- und kostenintensiver wird.

Hier beginnt der Spagat zwischen der Erwartung des Kunden, dass das System den reibungsfreien Betrieb nicht stören darf, kostengünstig anpassbar sein soll, die Unternehmensdaten schützt sowie den Erfahrungen der Entwickler, wann und ob ein Upgrade Sinn  hat  und  welche Herausforderungen  bei  einer  erfolgreichen Aktualisierung des ERP-Systems gemeistert werden müssen, Rechnung trägt.

Immer wieder bekommen wir Anfragen von Kunden, ob zum Beispiel ein Upgrade auf die neuste Version von Odoo sinnvoll ist. Gern geben wir bei initOS unseren Kunden den Hinweis, dass eine neue Software immer erst in der Anwendung zum Feinschliff kommt und somit Erstversionen immer auch einige Fehler beinhalten. Unser Rat daher: Nicht sofort auf die neueste Version umsteigen, sondern diese erst ausreifen lassen und dabei den Sprung nicht verpassen. Gern beraten wir Sie hier genauer und vor allem individuell.

Gut, als Anwender komme ich also längerfristig nicht um ein Upgrade herum, wenn ich mit meinen Anforderungen wachsen möchte?

Aufgeschoben ist nicht immer aufgehoben. Sobald die Anforderungen an ein altes System wachsen, steht der Entwickler irgendwann vor der Herausforderung, diese dann auch technisch umzusetzen. Wir alle kennen das Problem aus dem Alltag. Sicher spielt unser alter CD-Player noch unsere CDs ab und wir können uns die Musik gemeinsam mit unseren Freunden anhören. Unser bester Freund mit der Cloud und dem WLAN-Lautsprecher kann seine Musik allerdings mit seinen Freunden weltweit teilen und schneller und unkomplizierter die neuen Charts abspielen. Ähnlich wie mit unseren ersten, teuer und zeitaufwendig gebrannten CDs im Vergleich zum kostenfreien, mobilen Musikstreaming, verhält es sich auch mit der Implementierung von neuen Methoden in neue Software: Hat man die Veränderung erst einmal gewagt, so ist die Nutzung in der Regel einfacher, schneller und dadurch kostengünstiger.

Seit Odoo 9.0 ist die Unternehmenslösung in zwei Versionen verfügbar: Community und Enterprise Edition. Die Enterprise Edition ist mit einem Wartungsvertrag verknüpft, der neben Support verschiedene Zusatzfunktionen beinhaltet und von Odoo selbst mit den Kunden abgeschlossen wird. Dieser gewährleistet eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Basisfunktionen der Software, Sicherheitsupdates für die letzten drei Versionen und kostenloser Migration der Standardfunktionen -und Daten. Ob Sie einen Wartungsvertrag abschließen und die Zusatzfeatures nutzen wollen, oder Sie einen Wartungsvertrag nur deshalb abschließen im in den Genuss sicherheitsrelevanter Patches zu kommen sollte immer einer individuellen Betrachtung ihrer Bedürfnisse und Ziele folgen. Wir bei initOS arbeiten gern auf Basis der Community Version von Odoo und in Zusammenarbeit mit der weltweiten Odoo Community Association Lösungen aus, die Ihren Anforderungen gerecht werden und bei Sie Wartungsgebühren nur dann auch an Odoo bezahlen wenn sie davon auch einen konkreten und nachvollziehbaren Nutzen haben. Wir sind der Meinung das Sicherheitsupdates definitiv einen hohen Nutzen darstellen und auch der Migrationsservice von Odoo durchaus nutzbar ist, zumindest dann wenn man sehr am Standard bleibt, ob und wie Sie ihr Budget jedoch letztlich einsetzen sollte immer individuelle an ihren Bedürfnissen ausgerichtet sein.

Haben Sie keine Scheu uns anzusprechen! Wir setzen auf eine interaktive Durchführung von Schulungen: Die Schwerpunkte richten sich nach dem Publikum. Wir lieben Fragen und begrüßen jede Diskussion zu möglichen Lösungskonzepten. Das Feedback zu unserer Einsteigerschulung bestätigt uns in diesem Konzept. Außerdem dürfen Sie von uns durchaus IT-Strategieberatung erwarten, denn nicht immer ist Odoo die Lösung, die sie für ihr Vorhaben benötigen.

Interessieren auch Sie sich für das Open Source ERP-System Odoo?

Dann erfahren Sie hier mehr darüber. Oder Sie melden Sie sich bei uns, entweder telefonisch unter +49 4105 56156-99, per Mail an info@initos.com oder über unser Kontaktformular.

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