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In ERP-Systeme investieren oder mit Tabellen stagnieren?

Am Anfang einer Unternehmensgründung sollte man sich die Frage stellen, wo will ich hin, wie weit will und kann ich wachsen und was bin ich bereit, dafür zu tun. Oft hören wir von klein- und ja sogar von mittelständischen Unternehmen, dass sie der Meinung sind, ein ERP-System würde sich für ihre Unternehmensgröße nicht lohnen, da alle Prozesse auch mit Tabellen festgehalten werden können. Am Anfang mag es zwar sein, dass sich einige Prozesse über Tabellen abbilden und nachhalten lassen, sobald aber das Volumen an Geschäftsvorfällen steigt, verliert man hier schnell den Überblick und deshalb wollen wir heute einige Punkte aufzeigen, die verdeutlichen, dass bereits bei der Unternehmensgründung über ein mitwachsendes ERP-System nachgedacht werden sollte.

Entscheidungsprozess

Wo stößt die gute, alte Tabellenkalkulation an ihre Grenzen und wann sollte eine kaufmännische Software eingesetzt werden?

Besonders in der Startphase eines Unternehmens treten häufig Probleme bei der Verwaltung von Rechnungs- und Kundendaten auf, sowie dem Überblick über Ressourcen. Am Anfang scheinen Tabellen zu reichen, doch mit der Zeit stoßen diese an ihre Grenzen. Das Enterprise-Resource-Planning, kurz ERP, kann die komplette Ressourcenplanung des Unternehmens übernehmen und unterstützt so alle Abläufe und verhindert besonders bei Unternehmensneugründungen oder Wachstumsprozessen den Verlust von Effektivität. Hier ein kurzer Überblick über einige essentielle Aufgabenbereiche, an denen besonders Start-Ups mit Tabellenkalkulationen scheitern:

Vertrieb und Marketing im so genannten CRM

Kundendaten

 

Möchte man seine Kunden individuell behandeln und Kontaktaufnahmen maßschneidern, ist der Aufwand der Datensammlung in unübersichtlichen Tabellen zeit- und dadurch auch kostenintensiv. Das CRM lässt sich automatisieren und somit einfacher nutzen. Außerdem entsteht kein Medienbruch, wenn man im Zuge des jeweiligen Kundenkontaktes mal eben ein Angebot erstellen oder eine Aussage zu offenen Rechnungen geben möchte.

 

Zufriedenheit

 

„Traue keiner Statistik, die du nicht selbst gefälscht hast“ sagt einmal Winston Churchill. Was wir damit sagen wollen: Um die Zufriedenheit der Kunden zu bemessen, sind Statistiken durchaus hilfreich. Welche Themen interessieren meine Kunden? Wie lief die letzte Bestellung ab? Gab es Rückmeldungen? Kritik? Was mag der Kunde besonders? Ein ERP-System kann aus vielen Faktoren eine nützliche und weiterbringende, individuelle Statistik erstellen und dem Mitarbeiter im Kundenkontakt diese Informationen an einer zentralen Stelle miteinander verknüpft darstellen. Hier stoßen wir mit einer einfachen Tabelle wieder an Grenzen.

 

Personalwesen

Mitarbeiter

 

Es lassen sich mit Hilfe von ERP-Systemen außerdem gut Arbeitspläne aufstellen und Personalbedarfe planen. Mit einfachen Tabellen finden oft Überlappungen statt und umso mehr individuelle Bedürfnisse der Mitarbeiter entstehen, umso komplizierter und unübersichtlicher wird die Planung dann über Tabellen. Elternschichten, Urlaube, freie Tage, Überstundenskripte, all diese Informationen lassen sich vereinen und Pläne besser und effektiver gestalten, sodass diese nicht mehr aufgrund von Fehlern oder Missachten von individuellen Bedürfnissen geändert werden müssen. Dies führt zur Zufriedenheit der Mitarbeiter und so auch zu einem erfolgreicheren Unternehmen.

 

Produktions- Management im PPS

Lager- und Materialverwaltung

 

Zum Produktionsmanagement gehört das Lager-Management und die Materialwirtschaft und Beschaffung im so genannten SCM. Die ersten Bestellungen lassen sich eventuell noch über Tabellen abwickeln, dies darf dann aber einige wenige Bestellvorgänge nicht überschreiten. Sobald mehr als eine Person Bestellungen annimmt und mehrere Bestellungen am Tag eintreffen, bedarf es auch einem guten Überblick über Bestände und eventuell auch automatisierten Bestellvorgängen und Lieferungen. Ebenso dürfen diese Prozesse nicht so zeitaufwendig sein, dass andere, notwendige aufgehalten werden, wie z.B der FiBu.

 

 

Rechnungswesen & Finanzen

Zahlungseingänge

 

Wie oft schon Zahlungsverzögerungen aufgetreten sind und ob der Kunde weiter bestellen darf lässt sich in geringem Maße auch an Tabellen ablesen. Wächst der Kundenstamm allerdings, kann hier schnell der Überblick verloren gehen. Eine automatisches Mahnwesen und der Überblick über alle Rechnungen lässt sich in einem ERP-System problemlos einrichten und somit effektiv nutzen. Damit auch junge Unternehmen den Überblick über ihre Finanzen nicht verlieren, stellt ein ERP-System in der Regel auch ein Warenwirtschaftssystem mit integrierter Buchhaltung dar.

 

 

Controlling und Dokumenten-Management

Prozessoptimierung

 

Besonders zugute kommt allen Unternehmen schlussendlich die Zeitersparnis. Durch ein zentrales, transparentes ERP-System, ist es allen Mitarbeitern möglich, jederzeit über alle wesentliche Schritte informiert zu sein. Auf diese Weise wird der Arbeitsfluss (engl.: Workflow) nicht beeinträchtigt. Fehler können schneller behoben werden und Prozesse, besonders aus der FiBu, automatisiert werden. Dem Unternehmen bleibt somit mehr Zeit, sich den wesentlichen Aufgaben (i. d. R. im direkten Kundenkontakt, beim Vertrieb oder in der Produktentwicklung) zu widmen.

 

 

Hier kurz gefasst einige Vorteile, die ERP-Systeme mit sich bringen und wo die gute, alte Tabelle an ihr Grenzen stößt:

Vor- und Nachteile/Tabellenkalkulation vs. ERP-System

Für euch, liebe E-Commerce-, Produktions- und Handels- Start-Ups, führt aus unserer Sicht kein Weg an einem soliden ERP-System vorbei. Warenwirtschaft bedarf genauer Planung, Übersicht und Koordination. Das richtige ERP-System ist hier nicht nur gewinnbringend, sondern schlicht Voraussetzung zum Bestehen in hochdynamischen Märkten.

Die Vielschichtigkeit der Unternehmensprozesse stellt hohe Anforderungen an das Anwendungssystem. Um der Komplexität Ihrer Bedürfnisse gerecht zu werden, hat sich die initOS GmbH auf das Open Source ERP-System Odoo spezialisiert und ermöglicht damit kundenorientierte Softwarelösungen.

Im Gegensatz zu proprietären Standardlösungen lässt sich das ERP-System Odoo an Ihre Anforderungen und Prozesse anpassen. Die Vorteile betrieblicher Standardsoftware und die individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmten Anwendungssysteme, lassen sich auf diese Weise optimal vereinen.

Die Anwendungsentwickler der initOS GmbH verfügen über langjährige Erfahrung bei Konzeption, Entwicklung und Betrieb komplexer, integrierter Anwendungssysteme sowie dem notwendigen Fachwissen. Darüber hinaus sind sie in der Lage, die komplexen Problemstellungen nach unserem agilen Vorgehensmodell zu Ihrer höchsten Zufriedenheit umzusetzen. Nach erfolgreicher Entwicklung stehen wir Ihnen mit unserem Schulungsangebot und dem Service im IT-Betrieb auch weiterhin zur Seite und begleiten auf Wunsch das gesamte Projekt des organisationalen Wandels in ihrem Unternehmen.

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